Informativa privacy FlexCar Italia, S.r.l.
1. Chi siamo?
FlexCar Italia, S.r.l. è la società che in qualità di titolare del trattamento, raccoglie e tratta i tuoi dati personali tramite questo sito web, o i nostri uffici di noleggio per offrirti le soluzioni di mobilità richieste. Di seguito le informazioni che ci riguardano:
Titolare del trattamento: FlexCar Italia, S.r.l. · Sede legale: via Polibio 15, 00189, Roma· C.F., P. Iva: 1631574005 -Numero Rea: RM -E-mail: info@flexauto.it
Quando ci comunichi tuoi dati personali o quando raccogliamo i tuoi dati personali, ci impegniamo a utilizzarli in conformità a quando indicato nella presente informativa.
Prendendo atto della presente Informativa sulla privacy, l’utente (nel prosieguo, “l’Utente” o, a seconda dei casi, “gli Utenti”) dichiara di aver compreso che i dati personali forniti tramite il sito presente all’indirizzo URL www.flexauto.it o tramite la relativa applicazione (nel prosieguo indicati assieme ad altre future applicazioni, come “le piattaforme”) così come i dati derivanti dalla navigazione, i dati di geolocalizzazione (con il consenso dell’Utente) e quelli relativi alla guida, nonché gli altri dati legati ai contratti stipulati o eventualmente forniti in futuro vengono trattati da FlexCar Italia, S.r.l.
L’Utente deve leggere attentamente la presente Informativa sulla privacy, che è stata redatta in termini chiari e semplici per facilitarne la comprensione. l’Utente potrà dunque decidere liberamente e volontariamente se desidera fornire i propri dati personali a FlexCar Italia, S.r.l.
I dati richiesti da FlexCar Italia, S.r.l. sono in linea generale obbligatori (salvo quando diversamente indicato nel campo in questione) per perseguire le finalità per le quali vengono raccolti e così come meglio descritte successivamente.
Pertanto, se non vengono forniti o vengono forniti in modo erroneo, non sarà possibile perseguire le finalità per cui sono richiesti, ferma restando la possibilità di navigare liberamente e visualizzare il contenuto delle piattaforme.
2. Quali dati personali raccogliamo su di te?
FlexCar Italia, S.r.l., raccoglie ed elabora varie categorie di dati personali in relazione alla tua interazione con il presente sito web, ed i prodotti e servizi di cui usufruisci.
Per dati personali, intendiamo non solo i dati che ti identificano direttamente (es. nome, cognome, ecc.), ma anche i dati che ti identificano indirettamente (es. dati di navigazione all’interno del sito web, targa del veicolo utilizzato, ecc.).
Le categorie di dati personali che raccogliamo nel contesto dei nostri servizi e dell'uso del nostro sito web e delle nostre applicazioni mobili includono quanto segue:
- i tuoi dati identificativi: cognome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale, driver id;
- la tua patente di guida e quella di eventuali conducenti aggiuntivi;
- dati di pagamento: numeri di conto, numeri di carta di credito, ecc;
- Documenti comprovanti la capacità finanziaria (Modello Unico o 730)
- Prova di residenza mediante esibizione di utenza relativa alla propria abitazione
- dati contrattuali: il tuo modulo d'ordine, la fattura cliente, ecc;
- dati relativi alla tua navigazione sul nostro sito web o sulle nostre applicazioni mobili, ed in particolare dati raccolti tramite cookies ed altre tecnologie simili.
- informazioni raccolte tramite il nostro veicolo “connesso” (cioè dotato di tecnologia GPS e di assistenza da remoto): stato del veicolo, informazioni su danni o incidenti, dati sulle prestazioni del veicolo, dati operativi e diagnostici, informazioni sul chilometraggio, velocità di accelerazione e frenata, consumo di carburante e livelli di carburante , pressione dei pneumatici, letture del contachilometri, posizione del veicolo e altre informazioni sul veicolo
Raccogliamo la maggior parte dei tuoi dati personali direttamente da te, ma potremmo ricevere dati anche da terze parti, comprese le autorità competenti incaricate della gestione delle multe per violazioni del codice della strada.
3. Per quali finalità trattiamo i tuoi dati personali?
Raccogliamo ed elaboriamo i tuoi dati personali per vari scopi e sulle seguenti basi legali:
| Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento |
|---|---|
La gestione della tua prenotazione e del contratto di locazione, in particolare per:
| Queste attività di trattamento sono necessarie per l'esecuzione del contratto dei servizi di noleggio che stipuli con noi. |
| La gestione dei documenti commerciali (fatture cliente, ordini di acquisto, alcuni contratti conclusi elettronicamente). | Questa attività di trattamento si basa sui nostri obblighi di legge. |
| La verifica della tua patente di guida. | (i) Questo trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto di servizi di noleggio che stipuli con noi. (ii) L'uso della soluzione di riconoscimento facciale si basa sul tuo consenso. |
| Documenti comprovanti la tua capacita finanziaria (Unico e/o modello 730).Prova di residenza mediante l’esibizione di una utenza legata alla propria abitazione | Questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a esaminare la solvibilità finanziaria di coloro che richiedono i servizi offerti da FlexCar Italia, S.r.l., onde evitare i rischi finanziari connessi a questi ultimi. |
Svolgimento di attività di sviluppo commerciale e marketing, tra cui:
| Per l’invio delle Newsletter, FlexCar Italia, S.r.l. è il "Titolare del trattamento" dei dati personali raccolti e elaborati a tal fine. Le attività commerciali e di marketing svolte da FlexCar Italia, S.r.l. ovvero l'invio di messaggi commerciali per promuovere i nostri prodotti e servizi - punti da (i) a (iv) – si basano sul tuo consenso. Qualora tu sia già nostro cliente, potresti ricevere messaggi commerciali per prodotti e servizi simili a quelli che ti abbiamo già fornito. L'invio di questi messaggi sarà basato sul nostro legittimo interesse alla promozione di prodotti e servizi analoghi a quelli già acquistati (art. 130 del Codice). Le attività di trattamento incluse nella categoria (iv) si basano sul nostro legittimo interesse a semplificare e accelerare il processo di prenotazione per i nostri clienti. Le attività di trattamento incluse nella categoria (v) si basano sul nostro legittimo interesse a gestire il nostro database di potenziali clienti. |
| La gestione delle sanzioni per infrazioni del Codice della Strada (con la comunicazione all’autorità competente l'identità del conducente principale riportata nel contratto di noleggio). | Questa attività di trattamento si basa sui nostri obblighi di legge. |
GPS – Il veicolo è fornito di impianto di geolocalizzazione satellitare (GPS). Come cliente sei consapevole ed accetti le funzionalità di tale sistema per le finalità di lato indicate, ciò anche al fine del trattamento dei tuoi dati personali. Il sistema tecnologico utilizzato adotta in automatico misure adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento, come disciplinati dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), dall’art. 25 del Regolamento (UE) 2016/679, in attuazione del principio di c.d. privacy by default. In particolare il sistema non monitora continuamente la posizione del veicolo ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite, nel rispetto del c.d. principio di necessità (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d), del Codice). | Questa attività di trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a migliorare la gestione della flotta FlexCar Italia, S.r.l. e di garantire una maggiore sicurezza al Cliente, nonché al veicolo di proprietà FlexCar Italia, S.r.l. |
| Analisi dei dati di navigazione sul nostro sito web e applicazioni mobili | Questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a migliorare i nostri prodotti e servizi. FlexCar Italia, S.r.l. è il "Titolare del trattamento" dei dati personali raccolti e elaborati a tal fine |
4. Chi sono i destinatari dei tuoi dati personali?
4.1 Categorie di destinatari
In caso di necessità, i tuoi dati personali potranno essere comunicati a:
- i nostri dipendenti, ai nostri rappresentanti autorizzati, ad altre società del nostro Gruppo e alla nostra rete, ai nostri agenti e intermediari incaricati di fornirvi i nostri prodotti e servizi;
- i nostri subappaltatori - in particolare i nostri fornitori di servizi IT per finalità di hosting, manutenzione o sviluppo - che ci assistono nella fornitura dei nostri prodotti e servizi o agenzie che ci assistono nelle attività di recupero crediti. Tali soggetti possono essere entità parti del nostro Gruppo o fornitori di servizi esterni;
- le nostre società di servizi assicurativi per acquistare e gestire l'assicurazione per il tuo veicolo;
- agenzie pubblicitarie, di marketing, social network e agenzie digitali per aiutarci a realizzare campagne pubblicitarie, di marketing e di vendita e per analizzare l'efficacia di queste campagne;
- con riguardo alle informazioni necessarie per il trattamento delle sanzioni pecuniarie (es. multe), l’ autorità competente o ai suoi omologhi esteri in caso di sanzioni commesse all'estero;
Potremmo inoltre comunicare i tuoi dati personali alle autorità competenti, in conformità con le leggi ed i regolamenti applicabili.
4.2 Trasferimenti internazionali
Per fornirti i nostri prodotti e servizi, potremmo utilizzare fornitori di servizi situati al di fuori dell'Unione Europea.
L’Utente prende atto, inoltre che FlexCar Italia, S.r.l. si avvale dei servizi di Microsoft, Dropbox e Amazon Web Services, i cui server sono ubicati negli USA, il che implica un trasferimento internazionale dei dati. Tuttavia, le cessioni internazionali di dati sono regolamentate, dal momento che gli enti succitati aderiscono al protocollo Privacy Shield.
Inoltre, nel caso in cui il veicolo sia prenotato all'estero, verranno effettuati trasferimenti di dati nel paese in questione al fine di fornirti le nostre soluzioni di mobilità.
A seconda delle ipotesi, alcuni destinatari potrebbero trovarsi in paesi riconosciuti dalla Commissione Europea come garantii di un livello adeguato di protezione dei dati personali o in paesi che non forniscono tale livello di protezione. In ogni caso, abbiamo implementato misure di protezione adeguate per proteggere i tuoi dati personali in conformità con la normativa in materia di protezione dei dati.
5. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?
I tuoi dati personali sono conservati per periodi di tempo diversi, a seconda delle finalità del trattamento in questione:
| Finalità del trattamento | Periodi di conservazione dei dati |
|---|---|
L'elaborazione della prenotazione e del contratto di locazione, in particolare per:
| Per 5 anni dalla fine della prenotazione |
| La gestione dei documenti commerciali (fatture cliente, ordini di acquisto, alcuni contratti conclusi elettronicamente) | 10 anni |
| Carte di credito: prevenzione delle frodi e gestione dei pagamenti | 13 mesi dall'effettivo pagamento |
| Condurre sondaggi sulla soddisfazione dei nostri clienti per migliorare l’esperienza con i nostri prodotti / servizi. | 3 anni dal nostro ultimo contatto |
Svolgimento di attività di sviluppo commerciale e marketing, tra cui:
| - Se sei un nostro cliente, 2 anni dalla fine del rapporto commerciale. - Se non sei un nostro cliente, 2 anni dalla raccolta dei tuoi dati personali OPPURE dall'ultima volta che ci hai richiesto informazioni. |
| La gestione delle sanzioni pecuniarie per infrazioni del Codice della Strada. | Per il tempo necessario all'identificazione del conducente responsabile della commissione del reato che ha dato luogo alla contravvenzione, che non può superare 90 giorni dal ricevimento della violazione. Tuttavia, le informazioni pertinenti possono essere conservate per un periodo di tempo più lungo in caso di controversie. |
Gestione e aggiornamento di un elenco di clienti che presentano determinati rischi contrattuali, in relazione a:
| 3 o 5 anni dalla data di creazione o modifica dell'ultimo noleggio ed a seconda della natura dell'evento |
| Sistema GPS | 7 giorni (?) |
| Analisi dei dati di navigazione sul nostro sito web e applicazioni mobili | Consulta la nostra Informativa Cookies |
6. Quali diritti puoi esercitare riguardo al trattamento dei tuoi dati personali?
Nei limiti e alle condizioni consentiti dalla normativa vigente, puoi:
- accedere ai tuoi Dati personali ed ottenere ulteriori informazioni sulle caratteristiche del trattamento che effettuiamo;
- avere i dati personali che ti riguardano corretti, aggiornati e cancellati, con la precisazione che la cancellazione può essere effettuata solo quando
- i dati non sono più necessari alle finalità per le quali sono stati raccolti,
- revochi il tuo consenso e non esiste altra base giuridica per il trattamento,
- ti opponi al trattamento dei tuoi dati personali e non vi è alcun motivo legittimo per il trattamento
- è stato stabilito che i tuoi dati personali sono stati trattati in modo non lecito,
- i dati personali devono essere cancellati per adempiere ad uno dei nostri obblighi legali
- opporti al trattamento dei tuoi dati personali basato sul nostro legittimo interesse, la lista di tali trattamenti è elencata nella tabella riportata nel paragrafo “Per quali finalità trattiamo i tuoi dati personali?”
- opporti al trattamento dei tuoi dati personali per finalità di marketing
- ricevere i dati personali che ci hai fornito o richiederci di trasmetterli a terzi quando il trattamento dei tuoi dati personali:
- è stato effettuato con mezzi automatizzati e
- è basato sul tuo consenso o sull’esecuzione di un contratto che ci vincola
- richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali, il che significa che non saremo in grado di utilizzare i tuoi dati personali per un periodo di tempo definito. Puoi esercitare questo diritto quando:
- contesti l'accuratezza dei tuoi dati personali per un periodo di tempo che ci consente di verificare l'accuratezza dei tuoi dati personali;
- il trattamento dei dati personali è illecito e ti opponi alla cancellazione dei tuoi dati personali e chiedi invece che ne sia limitato l'utilizzo;
- non abbiamo più bisogno dei tuoi dati personali, ma sono ancora necessari per l'istituzione, l'esercizio o la difesa di controversie legali;
- ti opponi al trattamento per motivi connessi alla tua situazione particolare, mentre noi verifichiamo se i motivi legittimi perseguiti da FlexCar Italia, S.r.l. prevalgano sui tuoi.
- revocare il consenso al trattamento se lo stesso è basato sul consenso
-proporre reclamo ad un'Autorità di Vigilanza. In Italia, è il Garante per la Protezione dei Dati Personali
7. Come puoi esercitare i tuoi diritti?
Se desideri avere maggiori informazioni o contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer o DPO), per esercitare i tuoi diritti (es. di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, ecc.) puoi contattarci via e-mail all’indirizzo info@flexauto.it, dimostrando la tua identità indicando chiaramente il tuo cognome, nome, ID conducente e ogni informazione utile che ci consenta di identificarti (come il luogo e la data del tuo ultimo noleggio del veicolo). Dovrai anche fornirci l'indirizzo e-mail o l'indirizzo fisico a cui desideri che ti venga inviata la risposta.
8. Come proteggiamo i tuoi dati personali?
Ci impegniamo a proteggere le informazioni raccolte attraverso i nostri siti web ed i nostri applicativi.
In particolare, utilizziamo misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative appropriate per impedire l'elaborazione non autorizzata o illegale, la perdita accidentale o la distruzione o il danneggiamento dei dati personali dell'utente.
Qualsiasi transazione con carta di credito effettuata tramite i nostri siti web viene effettuata tramite una tecnologia server sicura. Questa tecnologia in particolare:
- assicura al browser che i tuoi dati vengono inviati al server corretto e che il server è sicuro;
- codifica i dati, in modo che non possano essere letti da nessuno al di fuori del server sicuro;
- controlla i dati da trasferire per assicurarsi che non siano stati alterati.
9. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy
La presente informativa sulla privacy è stata aggiornata il 27.10.2021
